Dział AI w firmie: zatrudnić, zlecić czy zrobić samemu?

Według GUS w 2025 roku sztuczną inteligencję stosowało 8,7% firm w Polsce. Wśród małych firm, od 10 do 49 osób, tylko 6,1%. I to nie dlatego, że właściciele nie chcą. Słyszę to na każdej rozmowie: chcę, tylko nie mam kogo przy tym posadzić.

Ten tekst jest o tym jednym pytaniu. Kto w Twojej firmie ma się zajmować AI? Ty, pracownik na etacie, wolny strzelec czy firma z zewnątrz? Policzymy koszty, porównamy warianty i pokażę, jak to wygląda u nas na prawdziwych wdrożeniach.

Czym jest dział AI w firmie i czy mała firma go potrzebuje?

Dział AI to osoba albo zespół, który w firmie wybiera, wdraża i pilnuje narzędzi AI. W małej firmie to nie jest pokój z pięcioma programistami. To ktoś, kto odpowiada za jedno: żeby AI co miesiąc przejmowało kolejny kawałek powtarzalnej pracy. Mała firma potrzebuje go wtedy, gdy AI ma działać na stałe, a nie od zrywu do zrywu.

Znasz ten scenariusz?

Właściciel wraca z konferencji albo warsztatu. Jest zapał. Przez dwa tygodnie ChatGPT pisze oferty, ktoś zakłada konto w nowym narzędziu. Potem przychodzi sezon, klienci, faktury. Po miesiącu nikt już nie pamięta hasła.

To nie jest problem narzędzi. To problem odpowiedzialności. Nikt nie ma w zakresie obowiązków „AI”, więc AI robi się samo. Czyli wcale.

Dane GUS dobrze to pokazują. W dużych firmach AI stosuje 42%, w małych 6,1%. Duże firmy mają działy IT, budżety i ludzi, którym się za to płaci. Małe mają właściciela, który robi wszystko naraz.

Mikrofirm GUS w ogóle nie badał, więc o firmach do 9 osób urzędowych danych nie ma.

Nie każda firma potrzebuje działu AI od razu. Jeśli masz jeden powtarzalny proces, wystarczy jedno wdrożenie i ktoś, kto je utrzyma. Dział AI ma sens, gdy procesów jest kilka, a Ty chcesz, żeby co miesiąc coś się przesuwało do przodu.

Kto w firmie ma zajmować się AI: właściciel, pracownik czy firma zewnętrzna?

Są cztery drogi. Robisz to sam, zatrudniasz specjalistę na etat, bierzesz wolnego strzelca do projektu albo zlecasz to firmie, która działa jak Twój dział AI. Każda droga ma sens w innej sytuacji. Decyduje liczba procesów do zautomatyzowania, Twój czas i to, czy potrzebujesz ciągłości, czy jednego projektu.

Sam, jako właściciel. Najtańsza droga na start. Uczysz się, testujesz, wdrażasz proste rzeczy. Działa, dopóki masz na to czas. U większości właścicieli małych firm czas kończy się po miesiącu. Jeśli chcesz iść tą drogą, zacznij od poradnika AI dla małej firmy i policz, ile czasu realnie odzyskasz.

Pracownik na etacie. Masz kogoś na miejscu, kto zna firmę. Tyle że specjalista od AI kosztuje jak specjalista od AI. O tym za chwilę.

Wolny strzelec. Dobry do jednego, jasno opisanego projektu. Zrobi chatbota, automatyzację, integrację. Gorzej z tym, co po projekcie. Wolny strzelec ma innych klientów i nie siedzi w Twoich procesach na co dzień.

Firma zewnętrzna jako dział AI. Płacisz abonament, a firma co miesiąc buduje, utrzymuje i proponuje kolejne usprawnienia. Nie rekrutujesz i nie zarządzasz specjalistą.

Aha. Jest jeszcze piąta droga, najczęstsza. Nikt się tym nie zajmuje. To też decyzja, tylko nikt jej świadomie nie podjął.

Ile kosztuje specjalista od AI na etat?

Specjalista od AI zarabia w Polsce od około 10 100 zł miesięcznie na początku kariery do ponad 31 600 zł na poziomie seniora. Średni poziom doświadczenia to 20 148 do 23 115 zł, zależnie od umowy. Do tego przy umowie o pracę dochodzą składki pracodawcy, czyli około 22% ponad pensję brutto.

Rozłóżmy to na kawałki.

Dane z raportu o rynku pracy IT w Polsce, przygotowanego na podstawie odpowiedzi 811 specjalistów, pokazują przedział od 10 100 zł (junior na umowie o pracę) do 31 620 zł (senior na kontrakcie B2B). Ogłoszenia z portalu justjoin.it, zebrane przez ITwiz, dają dla stanowiska AI Engineer 21 do 29 tys. zł netto. 62,1% tych ofert to kontrakty B2B, nie etat.

Teraz koszt pracodawcy. Przy pensji 10 000 zł brutto na umowie o pracę całkowity koszt w 2026 roku to 12 198 zł. Składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, FGŚP i PPK. Czyli około 22% ponad to, co widzisz w umowie.

I to jeszcze nie wszystko. Do pensji dochodzi rekrutacja, która trwa tygodnie. Sprzęt i licencje. Urlop, podczas którego nikt nie pilnuje automatyzacji. I pytanie, które mało kto zadaje na starcie: czy w małej firmie jest dla takiej osoby praca na pełne 160 godzin miesięcznie?

Często nie ma. Jest praca na 20, może 40 godzin. Reszta to czekanie albo zajmowanie się czymś innym.

Dlatego etat ma sens w firmie, która ma dużo procesów, stały budżet i kogoś, kto takim specjalistą pokieruje. W firmie na 10 osób to zwykle przepłacanie.

Ile kosztuje wdrożenie AI w firmie?

Pojedyncze wdrożenie AI w małej firmie to według rynkowych zestawień od 5 do 50 tys. zł jednorazowo, plus od 200 do 2 500 zł miesięcznie na narzędzia i utrzymanie. Proste rzeczy, jak chatbot czy automatyzacja maili, mieszczą się w dolnym przedziale. Integracje z systemami firmy są droższe.

Przedziały z poradnika dla małych firm wyglądają tak.

Źródło: akademiawywiadu.pl, zestawienie z kwietnia 2025.

Uwaga na jedną rzecz. Te kwoty dotyczą jednego projektu. Po wdrożeniu zostajesz z działającym narzędziem i pytaniem: co dalej? Kto je poprawi, kiedy zmieni się proces? Kto zbuduje następne?

Tu jest różnica między wdrożeniem a działem AI. Wdrożenie to jedna rzecz. Dział AI to rytm: co miesiąc coś nowego i co miesiąc pilnowanie tego, co już działa.

Etat, freelancer czy zewnętrzny dział AI: co wybrać?

Wybór zależy od trzech rzeczy: ile masz procesów do zautomatyzowania, czy potrzebujesz ciągłości i ile czasu możesz poświęcić na zarządzanie. Jeden projekt najlepiej zlecić. Wiele procesów i stały rozwój to etat albo zewnętrzny dział AI. W małej firmie usługowej zewnętrzny dział zwykle wygrywa, bo nie płacisz za godziny, w których nie ma pracy.

Najprościej.

Masz jedną rzecz do zrobienia? Zleć projekt.

Masz pięć procesów, które chcesz po kolei oddawać AI, i nie chcesz nikogo zatrudniać? Zewnętrzny dział AI.

Masz firmę na 100 osób i budżet na zespół? Etat, może nawet dwa.

Co robi zewnętrzny dział AI w pierwszych 3 miesiącach?

Na początku poznaje Twoje procesy i wybiera ten, na którym AI da najszybszy efekt. Potem co miesiąc buduje nowe automatyzacje, utrzymuje to, co już działa, i robi przegląd: co zrobiliśmy, co dalej, gdzie AI da największy zysk. Po trzech miesiącach masz kilka działających rzeczy i plan na kolejne.

U nas wygląda to tak.

Nie sprzedajemy godzin. Sprzedajemy określoną moc wdrożeniową na miesiąc. W niej są nowe automatyzacje i integracje pod Twój proces, rozwój i utrzymanie systemów zbudowanych wcześniej, szybka reakcja na problemy i miesięczny przegląd.

Nowe rzeczy budujemy z biblioteki gotowców. Automatyzacja zrobiona raz jest dopasowywana do kolejnej firmy, a nie pisana od zera. Dlatego jedna firma zewnętrzna potrafi dowieźć więcej niż jeden etat.

Ważna różnica, o którą ludzie często pytają: opieka a dział AI. Opieka pilnuje, żeby działało. Dział AI cały czas buduje nowe. Jeśli masz system i chcesz spokoju, wystarczy opieka. Jeśli chcesz, żeby AI co miesiąc przejmowało kolejny kawałek roboty, to dział AI.

Pełny opis, dla kogo to jest i co wchodzi w zakres, jest na stronie Zewnętrzny Dział AI.

Jak wybrać firmę do wdrożenia AI i na co uważać?

Sprawdź trzy rzeczy: czy firma pokazuje prawdziwe wdrożenia z liczbami, czy testuje zmiany przed uruchomieniem i jak dba o dane Twoich klientów. Poproś o przykład z podobnej branży. Zapytaj, co się stanie, gdy coś przestanie działać w piątek wieczorem. Brak konkretnej odpowiedzi to sygnał ostrzegawczy.

Prawdziwe wdrożenia. Ładna strona i wielkie hasła nic nie znaczą. Poproś o opis: jaki był problem, co zbudowano, jakie są liczby. My nasze pokazujemy na stronie Wdrożenia, z nazwami klientów i datą stanu.

Testy przed uruchomieniem. AI potrafi się pomylić. Automatyzacja też. Dobra firma sprawdza każdą zmianę, zanim trafi do Twoich klientów. Przy systemie przewozów dla Nordic Travel przed wdrożeniem przeszło 119 testów automatycznych. Bez tego jeden błąd w rezerwacji potrafi zepsuć klientowi weekend.

Dane i przepisy. Od sierpnia 2026 obowiązuje część przepisów AI Act, między innymi o oznaczaniu treści AI i informowaniu, że klient rozmawia z botem. Firma, która wdraża Ci AI, powinna to wiedzieć i powiedzieć Ci, co z tego wynika. Więcej w tekście o AI Act w małej firmie.

Co po wdrożeniu. Zapytaj wprost: kto utrzymuje, kto poprawia, ile to kosztuje. Wdrożenie bez planu utrzymania to narzędzie, które za pół roku przestanie pasować do Twojej firmy.

Jak to wygląda u nas na prawdziwych wdrożeniach?

Pracujemy z firmami usługowymi jak ich dział AI: budujemy system, potem co miesiąc go rozwijamy. Biuro nieruchomości Golden Property ma automatyczny rozdział zapytań od klientów. Ośrodek terapii MyWay ma CRM, rezerwacje online i aplikację dla pacjentów. Poniżej liczby z tych wdrożeń.

Golden OS, biuro nieruchomości, 5 agentów. Wcześniej zapytania od klientów rozdzielał ręcznie właściciel i nikt nie wiedział, kto oddzwonił. Teraz zapytanie trafia do agenta automatycznie. Jeśli przez 120 minut nikt nie zareaguje, idzie do następnego. W pierwszym tygodniu od startu, od 7 września 2026, system obsłużył 18 nowych zapytań i zrobił 21 automatycznych przydziałów. AI spisało i przeanalizowało 29 rozmów telefonicznych.

MyWay, ośrodek terapii. Tu widać, jak działa ciągłość. Zaczęło się od CRM. Dziś jest tam kartoteka 218 pacjentów, system rezerwacji konsultacji online z 93 rezerwacjami, aplikacja dla pacjentów, osiem stron i automat publikujący posty w wizytówce Google (stan na 14 września 2026). Nie jeden projekt, tylko kolejne kroki miesiąc po miesiącu.

Nasz własny dział AI. Sami pracujemy tak, jak doradzamy. Nasz dział AI sortuje skrzynkę, pisze szkice postów i newslettera i wysyła raporty na Telegram. Ten tekst też powstał w takim systemie, a na końcu przeczytał go i zaakceptował człowiek.

Od czego zacząć, jeśli dział AI to na razie za dużo?

Zacznij od jednego procesu, który zjada Ci najwięcej czasu. Możesz nauczyć się podstaw na warsztatach albo zlecić jedno wdrożenie, na przykład prosty CRM pod Twój proces. Dział AI ma sens dopiero wtedy, gdy wiesz, co chcesz oddać AI w kolejnych miesiącach.

Dwie drogi na start.

Chcesz to robić sam albo z zespołem? Warsztaty AI od 600 zł za osobę. Wychodzisz z asystentami i planem wdrożenia dla swojej firmy.

Chcesz od razu mieć działające narzędzie? Mini-System z bazą klientów za 3 900 zł brutto w promocji, gotowy w 1 do 2 tygodni.

A jeśli czujesz, że procesów jest więcej niż jeden i nie chcesz nikogo zatrudniać, porozmawiajmy. Umów rozmowę o Zewnętrznym Dziale AI. Wycena po rozmowie, bo każda firma ma inny zakres.

Jakbyś to zrobił u siebie? Etat, zlecenie czy dział z zewnątrz?

Tekst przygotowany z pomocą AI. Grafika: AI.